Корпоративный секретарь

FREE2EX – мы одна из немногих в мире полностью регулируемых криптобирж.

Лицензия Парка Высоких Технологий Беларуси – гарантия для наших клиентов, что биржа работает по лучшим стандартам финансовой отрасли.

Мы приглашаем в нашу команду Корпоративного секретаря.

Должностные обязанности:

1. Ведение документооборота компании:

- работа с запросами/ответами (категории входящие-исходящие)

- разработка номенклатуры дел и поддержание,- отслеживание сроков ответов,

- замещающая функция на период отсутствия секретаря по работе с СМДО (подготовка ответов на запросы ОПИ, стандартная почта),

- изготовление копий и сканирование документов, распределение сканов по каталогам,

- ведение журналов и каталогов документов в электронном виде, в т.ч. договоров, приказов, проч., периодическая сверка папок и каталогов, контроль единообразного наименования документов, архивации.

2. Ведение кадрового документооборота:

- отслеживание сроков действия контрактов и испытательных сроков работников,

- составления уведомлений о продлении контрактов или прекращений контрактов,

- обеспечение получений уведомлений и подписей работников,

- составление приказов по ОД, всем видам отпусков, приемам, увольнениям,

- бронирование билетов, составление отчетов по поездкам,

- сбор подписей к документам (живая подпись, сохранение электронной переписки или иного подтверждения подписи документа): приказы, политики, протоколы, уведомления, договоры с сотрудниками и третьими лицами, т.п.

- ведение журнала по личным делам, поддержания актуального состояния личных дел,

- внесение записей в трудовые книжки,

- контроль документации по охране труда, работа с аутсорсинговыми компаниями, обучение и организация обучения руководителя.

3. Сопровождение приема (увольнения) работников компании

4. Учет военнообязанных, поддержание в актуальном состоянии положения по воинскому учету, в т.ч. учет автомобилей, проведение сверок с военкоматами, уведомление военкоматов по законодательству о воинском учете)

5. Сопровождение хоз. деятельности компании: заключение и контроль исполнения договоров, обеспечивающих работу офиса, отправка-получение переводов, подготовка документов для нотариальных действий, договоры с Белпочтой, ЭЦП)

Требования:

- Наличие опыта – от 5 лет (при наличии юридического образования - от 3 лет)

- Знание основ делопроизводства

- Знание ведения кадрового документооборота

- Желателен опыт работы с запросами государственных органов

- Уверенное знание Excel, Word, способность к освоению нового ПО

- Знание английского языка на уровне B2-C1

- Умение работать в режиме многозадачности

- Внимательность, высокая степень ответственности, хорошие коммуникативные навыки, стрессоустойчивость

Мы предлагаем:

- Работу в интересной и развивающейся отрасли

-Международный проект и международная команда

-Офис в центре города