Корпоративный секретарь

1. Ведение документооборота компании:

• работа с запросами/ответами (категории входящие-исходящие),
• разработка номенклатуры дел и поддержание,
• отслеживание сроков ответов,
• замещающая функция на период отсутствия секретаря по работе с СМДО (подготовка ответов на запросы ОПИ, стандартная почта),
• изготовление копий и сканирование документов, распределение сканов по каталогам,
• ведение журналов и каталогов документов в электронном виде, в т.ч. договоров, приказов, проч., периодическая сверка папок и каталогов, контроль единообразного наименования документов, архивации.

2. Ведение кадрового документооборота:

• отслеживание сроков действия контрактов и испытательных сроков работников,
• составления уведомлений о продлении контрактов или прекращений контрактов,
• обеспечение получений уведомлений и подписей работников,
• составление приказов по ОД, всем видам отпусков, приемам, увольнениям,
• бронирование билетов, составление отчетов по поездкам,
• сбор подписей к документам (живая подпись, сохранение электронной переписки или иного подтверждения подписи документа): приказы, политики, протоколы, уведомления, договоры с сотрудниками и третьими лицами, т.п.
• ведение журнала по личным делам, поддержания актуального состояния личных дел,
• внесение записей в трудовые книжки,
• контроль документации по охране труда, работа с аутсорсинговыми компаниями, обучение и организация обучения руководителя.

3. Сопровождение ассистирование приема (увольнения) работников компании.

4. Учет военнообязанных, поддержание в актуальном состоянии положения по воинскому учету, в т.ч. учет автомобилей, проведение сверок с военкоматами, уведомление военкоматов по законодательству о воинском учете).

5. Сопровождение хоз. деятельности компании: заключение и контроль исполнения договоров, обеспечивающих работу офиса, отправка-получение переводов, подготовка документов для нотариальных действий, договоры с Белпочтой, ЭЦП).