Персональный ассистент (Personal Assistant)

О компании
Апп Сэнсэй разрабатывает мобильные приложения, которые помогают людям сделать повседневную жизнь проще: управлять задачами, вырабатывать привычки, сохранять концентрацию, заботиться о здоровье и грамотно организовывать время.

О вакансии
Мы ищем Персонального ассистента, который сможет соответствовать нашему темпу, взять под контроль задачи и выстроить вокруг них систему.

Обязанности:

• Управлять календарем и задачами генерального директора (приоритеты, сроки, напоминания).

• Подготовка совещаний: повестка дня, документы, последующие действия.

• Организация деловых поездок (визы, проезд, проживание).

• Помощь в организации внутренних и внешних мероприятий (например, командных мероприятий на Кипре).

• Собирать, анализировать и структурировать информацию.

• Отслеживать и оплачивать услуги, подписки и счета.

• Готовить краткие отчеты и презентации.

• Выполнять небольшие, но важные командные задачи (оборудование, доступ, счета и т. д.).

Как выглядит успех

Через 3 месяца:

• Задачи выполняются стабильно и вовремя.

• Выстроена и работает эффективная система: календарь, напоминания, автоматизация.

• У генерального директора высвобождается время и внимание для стратегических задач.

• Запросы команды обрабатываются оперативно и закрываются без задержек.

Через 12 месяцев:

• Вы - надёжный и самостоятельный партнёр по операционным вопросам.

• Умеете декомпозировать задачи, брать на себя ответственность за результат и двигаться по согласованным процессам.

• Ваша работа даёт уверенность и устойчивость всей операционной системе.

Требования к кандидату:

• Свободно владение русским и английским языками - письменно и устно.

• Уверенное использование Excel/Google Таблиц (формулы, сводные таблицы, диаграммы).

• Опыт организации полноценных деловых поездок.

• Цифровые навыки: Google Workspace, менеджеры задач и т. д.

• Знать системы производительности, такие как GTD, Time Blocking и т. д.

• Приветствуется знание греческого языка, но это не обязательное требование.

Личные качества​​​​​​​:

• Вы, высокоорганизованный, ответственный специалист, который способен справляться со сложными и нестандартными задачами.

• Умеете начинать с нуля, даже без готового процесса и выстраивать порядок шаг за шагом.

• Обладаете высоким вниманием к деталям и аккуратностью в работе.

• Вы думаете наперёд и действуете проактивно, без необходимости в напоминаниях.

Формат работы и наши ожидания:

• Мы работаем гибко и с доверием. Но темп может быть быстрым - некоторые задачи появляются внезапно и требуют быстрых действий.

• Мы ожидаем высокого уровня вовлеченности и доступности, особенно в рабочее время генерального директора (европейское время).

• Иногда возможны задачи вне стандартного графика и важно, чтобы это подходило вашему ритму жизни и было комфортно. Взамен вы получите от нас то же самое: гибкость, личное пространство, справедливую нагрузку и свободное время в нужные вам моменты.

• Глубокая вовлеченность в основной ритм и направление деятельности компании.

• Реальные задачи, а не просто списки дел - ваш вклад имеет значение.

• Официальное трудоустройство и гибкий формат работы.

• Оплачиваемый отпуск и больничный.

• +5 дополнительных оплачиваемых выходных для отдыха или перезарядки.

Вакансия является перспективной.